Axentra Copilot: pregúntele a su empresa en español, con IA incluida en su plan

Hay preguntas que todo dueño de negocio se hace un martes cualquiera. ¿Cuánto me deben los clientes de más de 90 días? ¿Qué producto se está quedando sin existencia? ¿Qué cajero vendió más esta semana? ¿Por qué esta factura de compra no cuadra con el banco?

Contestarlas casi nunca es difícil. Lo que cuesta es el camino: abrir el reporte correcto, poner los filtros, exportar a Excel, cruzar con otro reporte y, a veces, esperar a que el contador tenga un rato libre. Axentra Copilot acorta ese camino a una sola pregunta, escrita en español, como se la haría a una persona.

Qué es Axentra Copilot

Es un asistente con inteligencia artificial que vive dentro de Axentra. Se abre desde la barra superior en cualquier pantalla, usted escribe la pregunta y el Copilot busca la respuesta en los datos reales de su empresa: sus facturas, sus pagos, su inventario, sus asientos contables.

No responde de memoria ni con promedios de internet. Cuando usted pregunta cuánto le deben, el Copilot consulta sus cuentas por cobrar en ese momento y arma la respuesta a partir de lo que encuentra en sus libros.

Más de 30 herramientas trabajando detrás de cada respuesta

La inteligencia artificial por sí sola sabe conversar, pero no sabe cuánto vendió usted ayer. Lo que convierte al Copilot en algo útil son sus herramientas: más de 30 consultas especializadas sobre su empresa que el asistente sabe cuándo usar y cómo combinar.

Cuando usted hace una pregunta, el Copilot decide qué herramientas necesita, las ejecuta, lee los resultados y arma la respuesta. Una pregunta sencilla puede resolverse con una sola consulta. Una investigación puede encadenar varias.

Estas son las áreas que cubren:

Ventas y cobros. Facturas emitidas y vencidas, antigüedad de las cuentas por cobrar, el balance de cada cliente, pagos recibidos, el detalle de cualquier factura, cotizaciones vencidas, oportunidades de venta en proceso, ingresos del período y los productos más vendidos.
Compras y proveedores. Facturas de proveedores, antigüedad de las cuentas por pagar y pagos realizados.
Contabilidad. El catálogo de cuentas, los asientos contables, la posición de caja, qué cuenta contable corresponde a cada cuenta de banco, por qué cuenta entró o salió realmente cada pago y el resumen del ITBIS.
Inventario. Un resumen del inventario por almacén (unidades y valor), productos con poca existencia, lotes próximos a vencer, movimientos de inventario y el catálogo de productos.
Punto de venta. Ventas de hoy, ventas por cajero, turnos abiertos, cierres de caja, las últimas ventas registradas y cuánto tiempo estuvo un cajero sin vender durante su turno.
Cumplimiento con la DGII. El estado de sus secuencias de comprobantes, para que no lo sorprenda una secuencia agotada o por vencer, y las noticias y avisos más recientes de la DGII.
El panorama completo. Un resumen ejecutivo de los últimos 30 días, el embudo de ventas y su lista de clientes y proveedores.

Reportes, consultas e investigaciones

En la práctica, el Copilot hace tres tipos de trabajo.

Reportes en una frase. “Dame el resumen del negocio de los últimos 30 días” le devuelve ingresos, facturas emitidas, lo que tiene por cobrar y lo que ya está vencido, sin abrir un solo reporte.

Consultas puntuales. “¿Cuáles facturas están vencidas?”, “¿Cuánto tengo por cobrar de más de 90 días?”, “¿Qué lotes vencen este mes?”. Preguntas concretas con respuestas concretas.

Investigaciones. Aquí es donde el Copilot se diferencia de un reporte. Pídale que rastree una factura de compra y seguirá el rastro completo: los pagos que se le aplicaron, los asientos que generó, las cuentas contables que tocó y si el pago salió por una cuenta ligada a un banco. Es el tipo de revisión que antes tomaba media hora de ir y venir entre pantallas.

Para esas investigaciones ni siquiera tiene que escribir la pregunta. En los asientos contables, las facturas de venta y las facturas de compra hay un botón “Rastréalo con Copilot” que abre el asistente con la investigación ya planteada para ese documento.

Incluido en su plan

Axentra Copilot viene incluido en su plan. No hay un cargo adicional por activarlo ni un cobro por cada pregunta que haga. Cada empresa cuenta con un volumen diario de uso incluido que se renueva cada medianoche.

En Ajustes, el administrador de su empresa ve cuánto se ha usado el Copilot en el día y qué usuarios lo usaron más.

Solo ve lo que usted puede ver

El Copilot trabaja con los mismos permisos del usuario que le pregunta. Si un cajero no tiene acceso a la contabilidad en Axentra, el Copilot tampoco le va a mostrar la contabilidad. Cada herramienta pide el permiso que corresponde, y si el usuario no lo tiene, la consulta no se ejecuta.

Además, el Copilot consulta, no modifica. Sus herramientas leen información; no crean facturas, no registran pagos y no tocan asientos. Una capa de seguridad revisa cada pregunta antes de procesarla, cada respuesta tiene un tamaño máximo y cada pregunta un número máximo de pasos.

Para responder, sus preguntas y los datos consultados se procesan con proveedores externos de inteligencia artificial y pueden ser revisados por el equipo de Axentra. Por eso le pedimos no escribir contraseñas ni información confidencial de terceros en el Copilot. Los detalles están en los términos de uso de la IA de Axentra.

No toda “IA” en un sistema contable es igual

Hoy casi todos los sistemas dicen tener inteligencia artificial. Antes de elegir, haga tres preguntas. ¿La puede usar cualquier persona del equipo que usted autorice, o solo el contador? ¿Sabe de su punto de venta, su caja, su inventario, su contabilidad y sus secuencias de comprobantes, o solo de una parte de su información? ¿Viene completa en su plan, o para aprovecharla necesita pagar aparte una suscripción a otro servicio de IA?

En Axentra, las tres respuestas son las que usted espera: usted decide quién del equipo la usa, sea el cajero, el vendedor o el contador, y cada uno ve solo lo que su rol le permite. Conoce sus ventas, su caja, su inventario, su contabilidad y sus secuencias de comprobantes, y viene incluida en su plan.

Una herramienta de apoyo, no un reemplazo del contador

La inteligencia artificial puede equivocarse o dar una respuesta incompleta, por ejemplo al interpretar una pregunta o al resumir una lista larga. Por eso recomendamos lo mismo que haría cualquier contador: antes de presentar una declaración ante la DGII o tomar una decisión importante, valide los números en los reportes de Axentra.

Dicho eso, la diferencia en el día a día es grande. Las preguntas que antes esperaban al cierre de mes, o a que alguien tuviera tiempo de armar el reporte, ahora se responden en segundos.

Cómo empezar

Si ya usa Axentra, busque el botón del Copilot en la barra superior y haga su primera pregunta. Si no lo ve, contacte a su ejecutivo de cuenta de Axentra para activarlo en su empresa, o pídale al administrador de su empresa que le dé acceso.

Si todavía no usa Axentra, agende una demostración y le mostramos el Copilot trabajando con datos de ejemplo: ventas, inventario, caja y contabilidad, respondiendo en español.