Términos de Uso y Descargo de Responsabilidad de Axentra Copilot (IA)

1. Naturaleza del Procesamiento y Acceso por Terceros

El usuario de Axentra queda formalmente informado de que la IA de Axentra no opera como un entorno cerrado ni de procesamiento aislado local. Para ofrecer las capacidades de automatización contable, sugerencias de parametrización, resúmenes analíticos y respuestas automatizadas, el sistema procesa los datos estructurados y no estructurados introducidos de la siguiente manera:

• Supervisión Técnica y Auditoría de Axentra: todo texto, comando, prompt, números de comprobantes, consultas fiscales o archivos adjuntos digitados o cargados en la interfaz de la IA está sujeto a ser visualizado, revisado y analizado de forma manual o automatizada por el equipo técnico, ingenieros de soporte y personal autorizado de Axentra, S.R.L.
• Intervención de Proveedores de Infraestructura (Terceros): la plataforma utiliza Modelos de Lenguaje de Gran Escala (LLMs) y APIs de infraestructura en la nube propiedad de terceros subcontratados (tales como Google Cloud Platform, OpenAI, Microsoft Azure u otros proveedores tecnológicos líderes). En consecuencia, la información digitada es transmitida de forma segura a los servidores de estos proveedores con la finalidad única de procesar la solicitud del usuario y devolver el resultado lógico requerido.

2. Finalidad Exclusiva del Análisis de Data

El acceso visual y algorítmico a la información digitada por el equipo de Axentra y sus socios tecnológicos externos se realiza bajo estrictas medidas operativas y persigue los siguientes fines institucionales:

• Monitorear, depurar y optimizar el rendimiento técnico de los algoritmos de inteligencia artificial.
• Validar la precisión de las interpretaciones del software (como la detección de comprobantes de gastos menores B13, tipificación de cuentas u otras reglas comerciales de República Dominicana).
• Auditar el uso del sistema para evitar actividades fraudulentas, elusión de límites de planes operativos (Feature Hacking) o vulneraciones a la seguridad de la plataforma.
• Entrenar y refinar las capas de middleware específicas desarrolladas por Axentra para su ERP.

3. Prohibición Estricta de Digitación de Datos Sensibles o de Terceros

Dado que la data introducida está sujeta a revisión humana y procesamiento por parte de proveedores externos, EL CLIENTE y sus usuarios autorizados asumen la responsabilidad total y exclusiva sobre la naturaleza de la información que decidan ingresar a la IA de Axentra. Queda terminantemente prohibido suministrar a la interfaz de IA:

• Contraseñas de acceso, tokens de certificación de la DGII, credenciales bancarias o llaves criptográficas.
• Datos de carácter personalísimo, registros médicos, orientación o secretos comerciales de terceros que no hayan otorgado su consentimiento expreso de divulgación.
• Información confidencial corporativa cuya visualización por parte del personal de Axentra o proveedores tecnológicos pueda constituir una violación a acuerdos de confidencialidad externos que mantenga EL CLIENTE.

4. Descargo de Responsabilidad Técnica y de Resultados

La inteligencia artificial es una herramienta de asistencia y soporte complementario. Axentra, S.R.L. no garantiza la infalibilidad absoluta de los análisis, proyecciones, categorizaciones o sugerencias emitidas por el módulo de IA. El usuario reconoce que los modelos lingüísticos pueden generar información inexacta o incompleta (fenómenos conocidos como "alucinaciones de datos").

Es obligación indelegable del departamento de contabilidad y de la gerencia de EL CLIENTE validar, auditar y firmar de forma independiente todo resultado financiero, cálculo impositivo o asiento contable antes de su presentación formal ante la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) o cualquier otra entidad regulatoria. Axentra no será responsable bajo ninguna circunstancia por pérdidas económicas, sanciones fiscales, multas tributarias o decisiones comerciales erróneas derivadas del uso directo o indirecto de la IA.

5. Política de Retención y Borrado de Prompts

Los textos, consultas e interacciones enviadas al módulo de IA de Axentra se almacenarán en bitácoras (logs) de auditoría técnica por el período de tiempo estrictamente necesario para cumplir con los fines de optimización del servicio señalados en la Sección 2. Estos registros técnicos están desvinculados de la base de datos central de almacenamiento de los planes ordinarios, y no están sujetos a los plazos automáticos de extracción estándar de los datos contables corrientes del inquilino (Tenant).

6. Aceptación Tácita y Modificaciones

El uso continuo de las funciones de Inteligencia Artificial en cualquiera de las pantallas, módulos o interfaces de Axentra ERP constituye la manifestación inequívoca de que el usuario ha leído, comprendido y aceptado el presente Descargo de Responsabilidad. Axentra se reserva el derecho de modificar el alcance y los proveedores tecnológicos de su módulo de IA en cualquier momento, comprometiéndose a publicar las actualizaciones correspondientes en esta sección.